При автомобильной отправке груза существуют обязательные для оформления документы и дополнительные (необязательные) документы.
К обязательным документам относятся:
ТОРГ -12. Товарная накладная по форме N ТОРГ-12. В случае приобретения ТМЦ (товарно материальные ценности), покупателю требуются документы, которые подтверждают передачу ценностей, а в некоторых случаях и их доставку. Соответственно, передача/продажа сопровождается оформлением товарной накладной по форме N ТОРГ-12. Она составляется продающей стороной в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца для списания ценностей с учета и подтверждения их передачи клиенту. Второй - передается покупателю для принятия купленного товара к учету.
Оформляется в случае: Самовывоза товара своим автотранспортом. Грузоотправитель со склада передаст товар по накладной ТОРГ-12. Водитель покупателя примет ТМЦ и доставит их до своего склада. При такой транспортировке будет достаточно путевого листа, который подтвердит поездку водителя.
ТТН. Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т. ТТН предназначена для учета ТМЦ и расчетов за их перевозку автомобильным транспортом. Бланк содержит два раздела. Товарный раздел регламентирует отношения грузоотправителя и грузополучателя. На основании этого раздела грузоотправитель спишет товар, а грузополучатель оприходует полученные ценности.
Второй раздел освещает подробности перевозки. В нем отражены сведения о грузе, его количественных параметрах, сопровождающих документах, сведения о наличии /отсутствии ПРР (погрузочно-разгрузочные работы).
Оформляется в случае: Если груз от грузоотправителя к грузополучателю доставляется привлеченным транспортом на основании договора перевозки либо заявки.
ТН. Транспортная накладная (новой формы с 25 июля 2011 г.). (Новая форма накладной не отменяет ТТН, она по другому скомпонована, однако функция бланка та же, - обосновать перевозку товара). ТН новой формы отличается от ТТН тем, что в ней отсутствует товарный раздел. Новая ТН не заменяет собой товарную накладную по форме N ТОРГ-12, она отражает только вопросы перевозки.
Оформляется в случае: То же, что и при ТТН.
Совет: Чем больше документов, тем лучше. Официальных разъяснений о том, какой бланк оформлять при перевозке (ТТН или ТН), нет. ТН и ТТН обосновывают перевозку и указывают на заключение договора перевозки. Документы дублируют друг друга. Официальных разъяснений Минфина и ФНС России относительно применения транспортных накладных пока не опубликовано.
Дополнительные документы при автоперевозке:
Описи, реестры, перечни, спецификации, копии ГТД, акты приема-передачи товара, сертификаты, различные поясняющие документы, которые служат для удобства и правильного оформления при принятии и передаче груза в местах погрузки/выгрузки.
При авиа отправках в обязательном порядке на груз оформляется номерная Авианакладная.
При ж/д отправках (кроме сборных), на контейнера, полувагоны, вагоны, платформы оформляется на станции железнодорожная квитанция.
